Outlook: Automatische E-Mail Weiterleitung einrichten

Sind Sie vom Computer abwesend und zum Beispiel im Urlaub, können Sie in Outlook eine automatische E-Mail Weiterleitung einrichten. Dabei legen Sie mithilfe von Regeln fest, wann welche E-Mails wohin weitergeleitet und umgeleitet werden sollen. Im folgenden Beitrag erfahren Sie in Schritt-für-Schritt Anleitungen, wie es funktioniert.

So richten Sie in Outlook die automatische E-Mail Weiterleitung ein

Möchten Sie in Microsoft Outlook eine Mail automatisch weiterleiten, müssen Sie hierfür zunächst eine Regel erstellen. Das funktioniert so:

1. Öffnen Sie Outlook und klicken Sie im oberen Menüband auf „Start“.
2. Danach klicken Sie im Bereich Verschieben auf „Regeln“ und anschließend im öffnenden Menü auf „Regeln und Benachrichtigungen verwalten…“.
3. Jetzt öffnet das Fenster Regeln und Benachrichtigungen. Klicken Sie oben rechts auf das Auswahlmenü und wählen Sie das gewünschte E-Mail-Konto aus, bei dem Sie in Outlook Mails weiterleiten möchten.
4. Ist das erledigt, klicken Sie in den darunterliegenden Optionen auf „Neue Regel“.

Jetzt öffnet der Regel-Assistent, in dem Sie alle erforderlichen Einstellungen vornehmen und somit die Outlook Weiterleitung einrichten. Und wie eine Weiterleitungs-Regel definiert/eingestellt wird, erfahren Sie in der nächsten Anleitung.

Weiter geht es mit der Erstellung und Definition einer Weiterleitungs-Regel

Damit die E-Mail Weiterleitung in Outlook funktioniert, müssen Sie die soeben erstellte Regel konfigurieren. Hierfür führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Sobald Sie, wie in der oberen Anleitung, auf „Neue Regel“ geklickt haben, öffnet der Regel-Assistent.
2. Klicken Sie im ersten Schritt weiter unten im Bereich Regel ohne Vorlage erstellen auf die Option „Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden“, sodass sie markiert ist. Danach klicken Sie auf „Weiter“.
3. Jetzt geht es darum, Bedingungen festzulegen. So beispielsweise, ob gewisse E-Mails weitergeleitet werden sollen, die von bestimmten Empfängern stammen. So markieren Sie beispielsweise die erste Option, danach klicken Sie unten auf den blau hinterlegten Text „einer Person/öffentlichen Gruppe“. Jetzt öffnet ein neues Fenster, in dem Sie die betroffenen Empfänger-Kontakte auswählen. Sollen sämtliche Mails weitergeleitet werden, markieren Sie gar keine Option. Sind alle Bedingungen erstellt, klicken Sie auf „Weiter“.
4. Als nächstes legen Sie fest, was mit der betroffenen Nachricht der vorherigen Bedingung passieren soll. So haben Sie beispielsweise die Möglichkeit, die Mail an eine bestimmte Person oder Gruppe weiterzuleiten. Ist das erledigt, klicken Sie auf „Weiter“.
5. Jetzt geht es damit weiter, bei Bedarf bestimmte Ausnahmen zu definieren. Hier haben Sie beispielsweise die Möglichkeit, E-Mails auszuschließen, die von bestimmten Personen oder mit einer bestimmten Priorität eingestuft sind. Ist das erledigt, klicken Sie auf „Weiter“.
6. Abschließend können Sie der neu erstellten Regel für die Weiterleitung in Outlook noch einen beliebigen Namen geben. Passt alles, schließen Sie die Einrichtung mit einem Klick auf „Fertig stellen“

Wichtig: Die Weiterleitung greift ab sofort und arbeitet automatisch, sodass alle Nachrichten unter Berücksichtigung der definierten Regeln weitergeleitet oder umgeleitet werden. Wie Sie die Regel deaktivieren oder löschen, erfahren Sie im nächsten Absatz.

Weiterleitung deaktivieren oder löschen

1. Um eine Weiterleitungs-Regel zu deaktivieren oder zu löschen, klicken Sie in Outlook in der oberen Menüleiste auf „Start“.
2. Danach wählen Sie im Bereich Verschieben die Option „Regeln“ aus und klicken danach auf „Regeln und Benachrichtigungen verwalten…“.
3. Im Auswahlfeld oben rechts wählen Sie jetzt das entsprechende E-Mail-Konto aus, bei dem Sie die Weiterleitung deaktivieren oder löschen möchten.
4. Jetzt erscheint auch schon direkt darunter die Übersicht mit allen erstellten Regeln.
5. Um eine Weiterleitungsregel zu deaktivieren, klicken Sie ganz links auf das kleine Auswahlfeld, um das grüne Häkchen zu entfernen.
6. Um die Weiterleitungsregel zu löschen, klicken Sie die entsprechende Regel an, um sie zu markieren. Danach klicken Sie darüber die Option „Löschen“ an und bestätigen Sie direkt danach mit „Ja“.
7. Abschließend klicken Sie unten rechts auf „Übernehmen“, um die Deaktivierung/Löschung vollständig abzuschließen.

E-Mail Weiterleitung in der Outlook Web-Version einrichten

Arbeiten Sie mit der Web-Version von Outlook, funktioniert die Weiterleitung vollständig ohne Regeln und ebenfalls automatisch. Die Aktivierung ist mit nur wenigen Klicks erledigt:

1. Öffnen Sie die Web-Version von Microsoft Outlook und klicken Sie oben rechts auf das kleine Zahnradsymbol, um die Einstellungen zu öffnen.
2. In den Einstellungen klicken Sie jetzt in der linken Navigation auf „E-Mail“ und anschließend rechts davon auf das Menü „Weiterleitung“.
3. Klicken Sie jetzt auf die Option „Weiterleitung aktivieren“, indem Sie das Häkchen setzen. Danach geben Sie direkt darunter die entsprechende E-Mail-Adresse ein, an die Sie die Outlook Mails weiterleiten möchten. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, die weitere Option zu aktivieren, um Kopien von weitergeleiteten Nachrichten beizubehalten.
4. Sind alle erforderlichen Einstellungen vorgenommen, klicken Sie abschließen auf „Speichern“.