Czy regularnie wysyłasz listy do np. klientów lub partnerów biznesowych? Wtedy sensowne jest utworzenie listu seryjnego w programie Word. Ponieważ zawiera teksty jednolite. Różnią się tylko niektóre informacje, takie jak adres, zwrot grzecznościowy itp.
W poniższych instrukcjach dowiesz się, jak utworzyć korespondencję seryjną za pomocą Word. Najpierw tworzymy źródło danych za pomocą Excel, którego adresy stanowią podstawę.
Przygotowanie: Utwórz źródło danych z adresami w Excel
Zanim utworzymy list seryjny w programie Word, najpierw tworzymy źródło danych w programie Excel. Wprowadzamy tutaj wszystkie ważne informacje i dane. Mogą to być np. nazwy firm, nazwiska osób kontaktowych i adresy.
Ale po co właściwie tworzyć list seryjny za pomocą programu Word ORAZ Excel?
To proste: zamiast zmieniać każdą literę z osobna, dzięki tabeli lub źródłu danych w Excel wystarczy tylko kilka kliknięć. Wszystkie informacje przesyłane są automatycznie.
Kilka wskazówek dotyczących tworzenia tabeli jako źródła danych:
- Zdecyduj wcześniej dokładnie, które kolumny są wymagane. Na przykład zwrot grzecznościowy, imię, nazwisko i adres. Tylko w ten sposób można mieć pewność, że program Word prześle wszystkie dane dokładnie.
- Regularnie sprawdzaj, czy zawarte dane są prawidłowe. Czy adres mógł się zmienić? A może jest nowa osoba kontaktowa?
- Ponadto dane powinny być spójnie sformatowane, aby nie było żadnych komplikacji przy przenoszeniu ich do formularza w programie Word.
Poniżej znajduje się przykład jak taka tabela mogłaby wyglądać:
Utworzono tabelę Excel ze źródłem danych. Następny akapit kontynuuje tworzenie prawdziwego listu seryjnego w programie Word. Instrukcje są odpowiednie dla wersji Worda, takich jak 2010, 2013, 2016 i 2019. Ale działa również w Microsoft 365.
Jak utworzyć korespondencję seryjną w programie Word za pomocą kreatora
Aby utworzyć list seryjny w programie Word, wykonaj kolejno następujące kroki w instrukcjach:
- Otwórz lub utwórz dokument w programie Word, który chcesz wysłać jako korespondencję seryjną. Może to być również szablon, który utworzyłeś w przeszłości.
- Na koniec kliknij na górnym pasku menu "Widać" a następnie kliknij opcję w obszarze Rozpocznij korespondencję seryjną „Rozpocznij korespondencję seryjną”.
- Otworzy się nowe menu, w którym możesz wybrać opcję „Kreator korespondencji seryjnej z instrukcjami krok po kroku…” wybierać.
- Otworzy się kreator, za pomocą którego możesz krok po kroku utworzyć list seryjny w programie Word.
- W okolicy „Wybierz typ dokumentu” aktywuj opcję "Beletrystyka". Następnie kliknij na dole „Dalej: Dokument początkowy”.
- W następnym kroku wybierasz, czy chcesz użyć bieżącego dokumentu, czy szablonu do korespondencji seryjnej w programie Word. Ale możesz także zacząć od istniejącego dokumentu. W naszym przypadku wybieramy „Użyj bieżącego dokumentu”
- Następnie kliknij „Dalej: Wybierz odbiorcę”.
- W kolejnym kroku aktywuj opcję „Użyj istniejącej listy”. Dodatkowo kliknij poniżej "Przeglądać…"aby wybrać plik zawierający arkusz kalkulacyjny Excel, który właśnie utworzyłeś na podstawie poprzedniego akapitu.
- Nowe okno „Odbiorca korespondencji seryjnej” otwiera się. Tutaj możesz wybierać, filtrować i sortować wszystkie kontakty, które chcesz. Gdy już to zrobisz, kliknij "OK". Następnie kliknij „Dalej: Napisz swój list”.
- Kontynuujemy krok, w którym piszesz swój list. Tutaj masz możliwość dodania elementów, takich jak blok adresu, linia pozdrowień i wiele innych.
- Na przykład wybierz „Blok adresu…”, otwiera nowe okno. Tutaj możesz określić, jak powinien wyglądać blok adresowy i jakie informacje zawiera.
- Po utworzeniu i dostosowaniu wszystkich niezbędnych elementów korespondencji seryjnej w programie Word kliknij „Dalej: Podgląd listów”.
- W podglądzie po raz ostatni sprawdzasz wszystkie zawarte w nim elementy i informacje. Możesz klikać wszystkich indywidualnych odbiorców, a także edytować listę odbiorców. Czy wszystko się zgadza i czy to już koniec? Kliknij „Dalej: Zatrzymaj korespondencję seryjną”.
- W ostatnim kroku masz możliwość wydrukowania utworzonego listu motywacyjnego w programie Excel lub jego ponownej edycji. Przeprowadź końcową kontrolę klikając „Edytuj poszczególne litery…” Teraz w programie Word otworzy się nowy dokument z korespondencją seryjną.
- Jeśli wszystkie informacje są prawidłowe, wydrukuj list seryjny. Możesz także zapisać list seryjny.
Wypróbuj już teraz, tworząc pierwszą korespondencję seryjną w programie Word. Dostosowujesz wszystkie zawarte elementy, a następnie bezpośrednio drukujesz gotowy list seryjny. Kompletny!
